I de två tidigare inläggen så beskrev jag en del om hur man planerar och organiserar sitt förbättringsarbete. Utan en bra plan så är det lätt att famla i blindo. Med en bra plan, även om det nästan aldrig blir som man tänkt sig, så har man ändå något att förhålla sig till när verkligheten gör sig påmind.
Utan spaning ingen aning
Jag lärde mig tidigt i min militära karriär att utan spaning så har man ingen aning om vad som händer. För att översätta detta till verksamhetsutveckling och förbättringsarbete så betyder det att vi måste se hur det ser ut i verkligheten, innan vi tar oss an att förbättra.
Inom LEAN pratar vi om att “gå ut och se efter själv” vilket är viktigt för att få rätt förståelse och förstahandsinformation. På japanska kallas det genchi genbutsu, vilket betyder “verklig plats, verkliga saker”.
Många tycker att det är lite tradigt att gå igenom hur det är idag. Man vill direkt kasta sig in i framtiden och förbättrandet, där man får vara kreativ och hitta på en nya saker.
“Det vet vi ju redan” är något jag hör om och om igen. Men se, det visste de inte alls det. För efter ett tag när vi har gått igenom hur det är i verksamheten idag och hur man verkligen arbetar, så hör jag alltid kommentarer som:
“Oj, inte undra på att det inte fungerar när det ser ut så här”, och så pekar de kartläggningen av flödet som är gjord.
“Gör du så där? Jag gör så här…”, säger den ene till den andre som har jobbat ihop i 10 år och gör samma arbetsuppgifter.
“Nä, jag har ingen aning om vad dom gör, vi gör så här och sen vet jag inte mer”, säger någon när den process som kartläggs börjar närma sig gränsen på den egna avdelningen.
Så, för att veta vad du behöver förbättra och ha det som utgångspunkt för ditt kommande arbete, så behöver du förstå vad ni gör idag.
Vad blev bättre?
Några andra saker som är viktiga att ta fram är värden om den nuvarande verksamheten.
- Hur många “ärenden” flödar igenom processen?
- Hur lång tid tar det?Hur mycket arbetstid läggs ner?
- Hur många ärenden tar väg A, och hur många tar väg B, i flödet?
- O s v.
Saknar du dessa grundvärden så är det svårt att designa ett förbättrat flöde på grund av att du inte kan beräkna vilken nytta ni har med att gå från nuläge till önskat läge.
Därtill, när ni väl infört förbättringen, blir det också svårt att mäta och se konkret vad som blev bättre. Såsom att ärenden av typen X tog i genomsnitt 22 dagar, men tar nu endast 2 timmar, och ärenden av typ Y tog i genomsnitt 8 dagar, och tar nu endast 20 sekunder.
I metoden Six Sigma är den här delen väldigt viktig; att mäta för att därigenom skapa sig en förståelse. Och jag gillar det, för det är via siffrorna som vi ser framför oss som vi kan sätta perspektiv på saker i den aktuella processen. Men också att sätta den aktuella processen i förhållande till andra processer.
SoBE, fas 2: Kartlägga och förstå
Som jag nämnt tidigare så kommer vi till hösten att starta nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.
Den första fasen av fem är att planera och organisera sitt förbättringsarbete. Den andra är att kartlägga och förstå hur det ser ut nu i verksamheten för respektive prioriterad process.
Slarva inte med att genomföra en bra kartläggning. Utan den så kommer du inte att få samma effekt i det kommande faserna av förbättringsarbetet.
Intresserad?
Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du skulle kunna leda och driva ert förbättringsarbete? Då tycker jag du ska anmäla dig till intresselistan. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till alla “andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.
Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.
Tills nästa gång,
Matts
