Tänkt dig en vanlig dag på jobbet. Du har en arbetsuppgift som ska lösas. Du har fått uppgiften via e-post. Det var nära att du missade den, för när du tittade i inkorgen så hade det meddelandet tryckts ner en bra bit då det har kommit en hel mängd e-brev under förmiddagen.

En helt vanlig dag på jobbet

Du börjar med att byta från e-postprogrammet till applikation A där information finns. Du letar reda på informationen du behöver genom val i menyer och hopp mellan flikar. Därefter så byter du till applikation B, där du också väljer i menyerna och gör en sökning för att komma åt den information som du behöver. Du kan inte hitta rätt information i applikation B om du inte redan varit inne i applikation A för att först läsa där, för det underlaget gör att du kan söka efter det du behöver.

Vad gör du nu? Jo, du går över till applikation C för att snabbt kolla en sak, vid vilken du tar med dig information som du sedan skriver in i applikation B. Därefter byter du över till applikation D för att göra samma sak; hämta information som du skriver in, även det i applikation B.

Nu sätter du dig och svarar åter på e-postet som du fick, där uppgiften stod. Du författar ett par stycken i brevet där du lägger in information utifrån vad du kommit fram till ifrån de olika systemen. Det gör att den som du fick uppgiften ifrån kan ta den informationen och i sin tur lägga in i sina applikationer.

Mycket bytande mellan applikationer blir det

En undersökning, som jag tidigare refererat till i ett tidigare veckobrev, visade på att vi i genomsnitt under en vanlig dag på jobbet byter mellan 22 applikationer hela 3.500 gånger. Helt otroligt.

I tillverkningsindustrin talar man om ordet ställtid som innebär att vid byte av maskin eller byte av produkt i en maskin, så krävs det tid för att ställa in maskinen så den kan göra det den ska göra. Den tiden är inte produktiv då det inte produceras något under den tiden.

Det samma är det med alla byten som vi gör när vi sitter och byter applikationer när vi ska utföra ett arbete. Vi skapar inte värde vid dessa tillfällen, utan vårt arbetssätt gör att vi lägger ner en massa tid omkring, innan vi sporadiskt skapar efterfrågat värde.

Finns det inget bättre sätt?

Jo, tackar som frågar, det är ju precis det som det gör.

Tänkt dig istället att du går in i en applikation där ni styrt upp så att ni får samlat i stort sett alla arbetsuppgifter. Du får dem inte via mail eller via någon annan applikation, utan via denna, centrala, “arbetsuppgiftsapplikation”. Du väljer där en arbetsuppgift som du vill ta dig an.

När du öppnar uppgiften så ser du att din kollega på en annan avdelning har gjort sin del i den övergripande uppgiften. Du ser också att den leverantör som arbetat med en del i uppgiften också har utfört sitt arbete. Samt, du ser vad kunden har skrivit och gjort också.

Nu när du ögnat igenom dessa delar så ser du din arbetsuppgift. Där ser du att du blivit serverad all den information som du behöver för att utföra uppgiften. Du behöver inte leta efter den.

Det är information som är automatiskt hämtad från applikationerna A, B, C och D. Allt det som du tidigare var tvungen att själv söka reda på har nu presenterats för dig på ett effektivt sätt.

Du ser också i arbetsuppgiften att din AI-hjälpreda har gått igenom informationen, sammanfattat den och föreslagit en åtgärd. Du kan nu med underlag från all information framför dig fatta beslut och utföra vad det nu är du ska göra.

När du gjort det som krävs av dig i din arbetsuppgift, så noterar du vad du gjort och vad du kommit fram till. Därefter klarmarkerar du uppgiften och informationen skrivs automatiskt in i applikation B, den applikation där du tidigare satt och skrev så mycket.

Ett meddelande går därefter automatiskt iväg till de intressenter som behöver få information och om inte ärendet som helhet är klart, går arbetsuppgiften vidare till nästa kollega, leverantör eller kunden, att fortsätta arbetet med vad det nu är de ska bidra med.

Inget mer letande

Inget mer letande. Inget mer skrivande i applikationer om saker som redan finns skrivna i andra applikationer. Du kan istället ha fullt fokus på att lösa uppgiften som sådan. När du är klar, så vet de som behöver veta det också. Samt ärendet flödar vidare till andra att ta vid.

Men…

– Men Matts det här har vi redan i vårt ärendehanteringssystem, kanske du säger.

– Nej, det har ni med stor sannolikhet inte, påstår jag då.

Det viktiga att förstå är att detta är inte en vanlig applikation, utan en som bara är fokuserad på att driva flödet. Det är inget som ni köper från Leverantör Ett som ni upphandlat applikation A och D från, inte heller från Leverantör Två som ni köpt applikation B ifrån, och så vidare.

Söker ni efter att era vanliga applikationsleverantörer ska hantera detta, då kommer du att bli besviken. För det första så pratar de inte med varandra för att tillfredsställa dina behov, för det andra så utvecklar de lösningar som gäller för marknaden och inte bara för dig. Och vad händer då om dina behov inte är lika med alla andras? Får du som du vill eller behöver du anpassa dig? Du har nog svaret på den frågan själv.

Låter det då som en utopi?

Kanske, men det är det här som jag och vi på Clean Stream har arbetat med att skapa sedan 20 år tillbaka.

Det finns. Det går.

Det som dock behövs, det är att tänka annorlunda. Att inte sitta fast i stuprören när det kommer till organisationen och inte heller stuprören när det kommer till de olika applikationerna.

Stuprörstänket leder inte till framgång. Det är som att gräva en grop och när du väl står där, på två meters djup, upptäcker du att du inte ser så mycket mer än det som är just runt omkring dig, i gropen. Vad som sker i andra gropar, det förblir höljt i dunkel. Endast genom att skrika mellan groparna så kan vi försöka kommunicera med varandra. Jämför det med oändliga möten i din verksamhet.

Missade du månadens webinar, där jag pratade och visade tankar om ovan, då kan du se inspelningen av det.

Vill du prata med mig om hur ovan beskrivning skulle kunna se ut för dig och din verksamhet? Vill du veta om det är möjligt?

Kontakta mig så tar vi en stund online där vi pratas vid. Passa på att höra av dig redan nu, även om du inte har tid förrän i augusti, så har vi i alla fall lagt in tiden i våra kalendrar. Ser fram emot att kunna hjälpa dig och förklara mer om hur du skulle gagnas av en annan approach än stuprörstänket.