“6,7 miljoner, det har vi inte i budgeten!”.

Louise var bekymrad. De hade arbetat hårt med att komma fram till det förbättrade läge som de vill ha. De såg verkligen fram emot att kunna arbeta på det sättet, men nu kom kallduschen och entusiasmen förtvinade.

Det skulle kosta en hel massa pengar att nå dit. Pengar som inte finns!

Beloppet 6,7 miljoner innehöll egen tid till självkostnad, inhyrd hjälp av oss inom Clean Stream, anskaffande av nytt verksamhetssystem, samt några mindre systemintegrationer. Och sedan några mindre poster till på det.

Jag föreslog att vi behöver titta först på vad värdet är på att göra förbättringarna. Louise och hennes grupp tyckte det var ett bra förslag, så vi satte igång med att göra en nyttovärdesanalys.

Efter utfört arbete så sammanställde jag det hela, och det dags för nästa chock.

– “87 miljoner, det är ju helt otroligt!”, Louise var helt tagen av siffran hon såg framför sig.
-“Ja, det är era siffror”, sa jag, “men vi går igenom dem igen för att se att det är rätt”.

Det gjorde vi.

9,2 miljoner på minskade fördyringar p g a tydligare utredningsrapporter.
11,3 miljoner i minskade korrigeringsarbete tack vare att man gjorde rätt från början.
10,8 miljoner tack vare förbättrad prioritering i projektportföljen vilket gjorde att man i ett senare skede startade rätt projekt i rätt tid.
2,3 miljoner i minskat behov av rekrytering och anställning tack vare sänkt personalomsättning.

Och så vidare.

Jo, siffrorna stämde. Det var mer att beloppet var så svårt att förstå. Det är inte varje dag man så tydligt ser att man genom att göra förbättringar kan få nyttor värda 87 miljoner kronor, varje år!

Allt detta vara möjligt genom att bara tänka på ett annat sätt och att styra upp hur och i vilken ordning saker ska göras. Mer fokus på att göra rätt saker vid rätt tidpunkt, samt att vara tydlig i den interna kommunikationen.

“Men”, sa jag, “låt oss säga såhär, att vi tar bort hälften. Det är endast 43,5 miljoner. Hur låter det?”

“Ja, jo, det är ju ändå jättemycket pengar”, sa Louise.

“Visst är det det”, sa jag. “Men det är de belopp ni har givit på alla detaljerade frågorna om vad respektive förbättring skulle bidra med. Tänker du fortfarande att ni räknat fel?”

“Nej, det är inte det. Det är nog bara att det blev så mycket i slutändan”, sa hon.

“Som sagt, vi kan halvera, och halvera igen, och det kommer fortsatt att vara en ansenlig summa”, föreslog jag. Det höll hon och resten av arbetsgruppen med om.

Jämför vi det med den investering som de behöver göra för att nå det förbättrade läget i verksamheten, så ser vi att det är helt klart värt att satsa på det som Louise och gruppen kommit fram till.

De häpnade inför att det endast skulle ta cirka en månad att få igen de kostnaderna när väl den nya processen var uppe i full fart. Och då hade vi räknat med alla kostnader från kartläggning av verksamheten, design av den nya förbättrade processen och därtill införandet. D v s från ax till limpa, och en inhämtning på en månad!

Och ville nu Louise med grupp spela det lite säkert så kunde de ju alltid ha delat i hälften, och kanske i hälften igen. Det blir ändå s k ROI – Return of Investment – på fyra månader. Det är helt ok det också.

Svaret på frågan om vem som ska betala för den förbättring som du vill genomföra är enkel: Den kommer att betala sig själv!

Genom att minska de s k kvalitetsbristkostnaderna ni har, så kommer ni snabbt att räkna hem investeringen.

Tipset är att göra detta för dig själv och er verksamhet.

Du behöver veta

1. Hur läget är idag,
2. hur ni vill att det ska fungera,
3. samt också vad det kommer att kosta att genomföra önskad förbättring.

Sen behöver du göra en nyttovärdesanalys för att kunna påvisa nyttorna ni har av att införa den förbättring ni vill ha. Det är det bästa argument du kan få för att verkligen kunna förverkliga era goda tankar.

Frågan att diskutera i verksamheten blir inte om man ska genomföra förbättringen, utan snarare hur snabbt kan vi genomföra den.

Pengarna ligger bara på bordet och väntar på dig.

Pengar som ni kan göra så mycket bättre saker med, såsom att utbilda er, öka bemanning där så krävs, ge dem ni finns till för en än bättre service, och så vidare. Samt, att betala för utvecklingen av den förbättring ni vill göra.

Vill du veta mer om hur man gör en nyttovärdesanalys, såsom Louise var med om? Hör då av dig till mig. Jag visar dig gärna.

Lycka till med dina förbättringar,

Matts

PS. Exemplet ovan är hämtat från verkligheten, och är bara ett av många där mångmiljonbelopp legat och väntat på att bli omhändertagna.