Just nu pågår vår utbildning kring digitalisering och en av sakerna som vi pratar om är automation. Automation är en naturlig del av digitaliseringen, det är helt klart.

Digitalisering är till viss del ett modeord. Vi har ju arbetat med att införa “IT” i vår verksamhet länge. Det har dock mer varit att anskaffa en stor mängd verksamhetssystem. Det är ekonomisystem, kundvårdssystem, planeringssystem, med flera.

Avsaknande av driv

Dessa system har väldigt lite “driv i sig” där vi får stöd i att arbeta oss igenom en hel process. De är mer både starkt kopplad till respektive avdelning och också tänkt för manuell hantering inom sin domän. De innehåller bra hantering av olika typer av data, och också smarta funktioner kring detta data. Men som sagt, inget driv framåt i vår process och sammankoppling med andra nödvändiga system längs processens flöde.

Jag tror att det som verkligen skiljer oss åt idag, kontra tidigare, är att vi ser mer på hur vi kan å ena sida uppnå kontroll genom hela processen (från start till slut) samt också hur vi kan uppnå automation i dessa processflöden.

Motstånd mot överlämnandet av beslut

Om vi tittar på det senare så finns det ett inbyggt motstånd mot att låta datorn fatta beslut åt oss. Särskilt i de delar som vi känner är vår kärnverksamhet. Vi litar inte riktigt på att det blir bra beslut om vi människor inte fattar dem. Min erfarenhet är dock att i de flesta fall är det tvärt om.

För de automatiska beslut som fattas inom offentlig verksamhet är det viktigt att det inte fråntar oss den insyn som ett demokratiskt samhälle står för. Det får inte vara så att de automatiska besluten blir icke-transparenta, där vi inte förstår vad som programmerats in i den eller vilken algoritm som används.

Här är min erfarenhet att besluten som är automatiska många gånger blir mer förståeliga och rättssäkra än de som fattas av människor. Jag har mött verksamheter där det är känt bland dess kunder vilken handläggare man ska prata med för att få det man vill. Detta då den ena handläggaren är identifierad som “lättare att ha att göra med” än den andra.

Kristallklart är ett måste

När beslut digitaliseras tvingas man att specificera hur beslutet ska fattas och vad som är grunden. Ska det kunna automatiseras måste det vara kristallklart vad som är grund till beslutet.

Många gånger när jag sitter med dessa frågor så ser jag att det är besvärligt från verksamhet att förklara vad som är grunden för beslut. Det skiljer sig sen åt mellan olika människors syn där man inte är överens.

Styrkan hos oss människor är att kunna fatta beslut på intuition, men om den skiljer mellan oss, vilket den gör, då blir beslutet också varierande.

Digitala beslut är alltid lika, men kan sakna den mänskliga insikten. En kombination är bra att sträva efter i de fall där vi överlåter de enkla och självklara besluten till datorn och de mer komplicerade där en mänsklig bedömning behövs till oss människor.

Allt med att AI blir mer använt i våra beslutsmotorer så kommer vi att kunna se att även de beslut som är av svårare karaktär också kan fattas automatiskt.

Förutsättningar för att lyckas är…

En förutsättning för att kunna automatisera sina beslut är att ha kontroll på de värdeskapande flödena. För det är först när du ser hur flödet ser ut, som du också tydligt kan se underlaget som stegvis byggs upp inför själva beslutet. Då kan du se över hur beslutet i sig verkligen fattas idag och också hur du ska kunna automatisera det.

En annan viktig förutsättning är att verksamhetens medarbetare inte överlåter till “IT-folket” att helt själva utveckla de automatiska besluten. Jag möte tyvärr verksamheter där man inte förstår själva hur besluten fattas, utan säger att det är något som programmeraren kan svara på.

Det är, som jag ser det, inte programmerarens fel, utan att verksamheten självmant har överlåtit det hela på programmeraren att lösa det.

Så går det inte att ha det. Verksamheten måste ha 100% kontroll över hur man specificerar, utvecklar och verifierar de automatiska besluten.

Tills nästa gång; fundera över vilka beslut som ni fattar i din verksamheten, det vill säga identifiera dem. Fundera sen vidare på om och vilka som det går att automatisera.

Hälsningar,

Matts