När du utformar din process, vem ska se den grafiska beskrivningen? Vem är konsumenten av den information som tillhandahålls? Det är viktigt att tänka på detta, annars kan det sluta med att du har en fantastisk grafisk beskrivning som inte förstås av dem som tittar på den.

När man i första hand genomför en undersökning av ett företag får man vanligtvis en text som beskriver företaget, det är vad jag kallar en verbal beskrivning, och även en visuell representation av det sekventiella affärsflödet genom företaget eller organisationen. Det är som en karta över verksamheten. Jag kallar det en grafisk beskrivning. Kartan som visar företagets nuvarande tillstånd kan verka kaotisk och svår att följa – det är okej, för ofta ser den odesignade processen i ditt företag ut på samma sätt. Det är lätt att förstå att en process som inte har utformats för att vara effektiv också kommer att vara oordentlig när den ritas för första gången. Jag kommer att behandla statusen ”As-Is” och kartan mer ingående i ett annat blogginlägg och i mitt utbildningsmaterial.

Den utformade processen visar vad jag i min modell kallar för visionärt tillstånd och även för beslutat tillstånd. Det visionära tillståndet visar processen så som vi skulle vilja att den var om allt skulle vara optimalt. Med ”optimalt” menar jag så långt vi kan se för tillfället. I takt med att vi gör framsteg i vår utveckling kommer vi också att hitta ett nytt, utvecklat, visionärt tillstånd.

Decided-state visar processen som det vi har beslutat att genomföra, här och nu. Vi arbetar ständigt med förbättringar för att uppnå det visionära tillståndet, men för närvarande har vi det beslutade tillståndet. Det kommer att finnas flera Decided-states, eftersom vi kan bestämma oss för vad vi kan ändra på vägen så att vi kan gå vidare och förbättra vår process.

Både Visionary-state och de olika Decided-states visar den planerade verksamheten för tittaren. Vem är då betraktaren? Vi måste lista alla de personer i olika roller, både inom och utanför organisationen, som kommer att se vår designade verksamhet. Kom ihåg att processen är verksamheten, inte något som ritas på sidan, så alla som är intresserade av vår verksamhet måste se denna grafiska representation av verksamheten.

En betraktare av ett företag omfattar :

• De som utför arbetet inom en viss process och som behöver detaljerad information och relevant information om dokument och operativa system.
• Ledningen av denna process eller av en övergripande process som vill förstå processen mer allmänt.
• Partner som arbetar inom processen och som behöver förstå inom vilket område de agerar och hur viktigt det är att de levererar – de behöver också förstå vad som leder fram till det som de får som input till sitt arbete.
• Investerare i verksamheten som vill förstå vad de faktiskt investerar i.
• Styrelser som vill se hur det övergripande flödet av kundvärdeskapande ser ut.
• Tillsynsmyndigheter som vill försäkra sig om att processflödet fungerar i enlighet med regler och föreskrifter.
• …

Vi kan inte visa den designade processen på ett sätt som passar alla konsumenter och deras respektive intressen. Det skulle vara en alltför kaotisk grafisk beskrivning. Processen är densamma, men vi måste se till att vi visar varje enskild person processen med den information som är relevant för dem. Vissa kräver mer detaljer än andra och vissa behöver information i en grafisk form som för andra kan vara helt irrelevant.

Att använda en bild – en världskarta kan ritas på många olika sätt, vilket innebär att du kan ha flera olika kartor som visar världen:

• En karta som visar topografin, där vi kan förstå var höga berg och djupa dalar finns.
• Eller en karta som visar kontinenterna i olika färger för att förklara dem för betraktaren.
• En karta kan visa det politiska landskapet runt om i världen, där olika färger betyder olika politiska partier.
• En vacker världsbild som jag har sett på TV sent på kvällen med rullande nyheter består av en karta som visar var det är dagsljus och var det är natt, och som också visar var de tättbefolkade områdena ligger, vilket framgår av ljusen från städerna.
• Jag minns en karta från tiden för det kalla kriget där man med färger angav ländernas sympatier i förhållande till deras sympatier. Rött var Sovjetunionen och Warszawapakten, USA och Nato var blått och andra färger representerade de länder som var neutrala eller i någon annan konfiguration.

Oavsett hur kartan är utformad är det fortfarande planeten Jorden som vi avbildar. Det finns inte en karta över Mars, en annan över Venus och en tredje över jorden. Det skulle vara som att visa olika processer eller olika verksamheter.

Så du måste förstå betraktarens behov, konsumenten av information, för att förstå hur du vill presentera den grafiska beskrivningen av processen. Kom ihåg att det är samma process, men ur olika synvinklar. Se till att du väljer ett verktyg som hjälper dig att visa de olika synpunkterna, annars kommer du att få mycket arbete med att upprätthålla beskrivningarna. Det är inte alls bra, för ju mer arbete som krävs för att underhålla den, desto längre tid kommer det att gå mellan uppdateringarna av beskrivningen. Om tittaren inte kan vara säker på att informationen är korrekt kommer han eller hon troligen att börja misstro beskrivningen och leta efter informationen på annat håll;

Hur många olika grafiska beskrivningar av en process finns det i ditt företag? Kommentera gärna!

För din excellens!

Matts

PS. Om du vill få mer gratis material om Business Excellence kan du anmäla dig till nyhetsbrevet till höger.