Jag hade ett samtal med en kollega inför en kommande workshop, och kom då att tänka på det här med tydlighet. Vi sa att vi som resultat av workshopen ska få ut något som är väldigt tydligt och som direkt kan arbetas vidare med efteråt.
Det fick mig att tänka på alla de gånger jag varit i möten av olika slag, och mötet mer slutat i ett “jasså”, där man inte riktigt vet vad det var man sagt och kommit överens om. Och det är inte så att det är bara jag som nog funderat på vad vi egentligen kom fram till, utan alla är nog lika konfunderad. Eller kanske till och med lättade.
Det är HÄR det stora problemet kommer in i bilden.
Många av deltagarna vill INTE att det ska vara tydligt. Det är rätt skönt att gå från möte till möte och inte egentligen behöva förbinda sig till vad som sagts och vad som ska göras. Man kan liksom flyta runt i verksamheten utan att behöva ta ansvar.
Då jag är ordförande i ett flertal olika styrelser, och med ovan i tanken, så kräver jag att vi är tydliga med vad vi ska göra, vem som ska göra det och när det ska vara gjort. Jag känner dock att jag är väldigt jobbig i mina frågor och utkrävande av svar.
Det är alltid lätt att säga att “vi borde nog titta på detta vid tillfälle” eller “någon kanske ska kolla upp det” och så lämna det med det. Det är ju snömos!
Det är många möten som slutar där; med att någon kanske någon gång borde kolla någonting. Och vi är helt ok med att det är så. Det är problemet!
En workshop som jag var med och drev för något år sedan och som fokuserade på förbättringsåtgärder, så kom deltagarna fram till allt som de ville göra för att det skulle bli bättre. När jag sedan dokumenterat upp allt och lagt in det i en stor matris med kolumner för “ansvarig” och för “klart den”, då vart det rätt tyst. Att önska alla saker som “någon” borde göra det gick rätt bra. Men att sedan också ta på sig att konkretisera att någon ska ansvara för det och får en viss tid på sig, det var svårare.
När jag märkte hur svårt det var att få fram namn och tider, så frågade jag gruppen om det fanns någon annan i organisationen som bättre kunde svara på frågorna. Jag sa att att vi kanske ska bjuda in dem i så fall för att hjälpa oss. Efter mycket utbyte av blickar och funderingar så kom dem fram till att så nog inte var fallet. Det var dem som var bäst lämpade för jobbet. Jag tolkar det så att de faktiskt var så, men också för att dem blev oroliga för att lämna över ansvaret till någon annan att besluta.
Sagt och gjort så tryckte vi oss igenom listan och hittade namn och tider för att verkligen vara tydlig i vad som ska göras av vem och när det ska vara klart. Efter det så kände de sig faktiskt lättade över att dem tagit sig igenom det där osynliga hindret med att vara tydlig och konkret. Dem kunde nu ta vid och följa upp det som de kommit fram till.
Veckans tips får då bli; att ska du lyckas driva verksamheten framåt behöver du vara otroligt tydlig. Och det gäller både rörande förbättringsarbetet och det dagliga arbetet. Lämna inte frågor hängande.
Har ni inte svaret givet över vem som ska ta sig an en uppgift, lägg då till en uppgift till vilket är att bestämma vem som ska ta sig an den första uppgiften. Lämna inte frågan hängande i luften. Speciellt inte om det är en fråga som är lite känslig i organisationen. Då ökar behovet av tydlighet dubbelt upp.
Vad säger du? Känner du igen dig i den otydliga världen? Typ, kanske, ibland… 😉
Lycka till med tydligheten,
Matts
