Fortsätter med listan med de sex frågorna du behöver kristallklara svar på för att få en bra verksamhet:
- Varför och vem finns ni till för?
- Vad behöver och önskar denne “vem”?
- Vad behöver ni göra för att uppfylla dessa behov och önskningar?
- Hur ska ni göra detta arbete?
- Vilka verktyg behöver vi för att utföra detta arbete?
- Vilken kompetens behövs för att utföra detta arbete?
Om du har svaren på fråga ett till tre, så vet du varför och vem ni finns till för, vad den som ni finns till för både behöver och önskar, samt också vad det är ni behöver göra i er verksamhet för att tillfredsställa dessa behov och önskningar.
Då kommer nästa del; HUR.
Hur ska ni göra detta arbete?
Om svaret på VAD är att visa upp det värdeskapande flödet, så är HUR den beskrivning som finns kring varje ingående aktivitet i det flödet.
Det gör vi ofta genom att ge beskrivningar i form av arbetsinstruktioner, mallar och checklistor. Det kan också vara i form av länkar till andra källor där stöd finns för de som ska utföra arbetsuppgifterna.
Vi kallar det ofta för styrande och stödjande dokumentation, eller information.
Inte bara dokument
Tyvärr så ser jag många som fortfarande tänker att saker som ska beskrivas behöver beskrivas i skrift. Det är inte riktigt så världen ser ut nu. Visst för 25 år sedan, men inte 2022. Det finns en anledning till att Youtube och poddar har blivit så stort.
Varför inte spela in en screencast, det vill säga en video som visar datorskärmen, och sedan prata till? Det är många gånger enklare att till sig än ett dokument, särskilt om det är ett långt dokument.
Eller en kort ljudinspelning, där du förklarar hur man ska genomföra aktiviteten?
Vill du vara väldigt seriös, så har du tagit höjd för att tillfredsställa både de som helst tar till sig budskap via bild, via text eller via hörseln. Vi är olika, och tycker om att ta till oss kunskap på olika sätt. Således kan du använda både video med ljud, bara ljud eller textdokument.
Det går också att du använder de tre formerna i en kombination, där viss information först ges i en form, för att sedan fortsätta att ges i en annan form.
Rätt information på rätt plats
Det viktigaste är att den som ska utföra arbetsuppgifter har tillgång till rätt information vid rätt tillfälle.
I den gamla världen så finns det stora och tunga dokument som spänner över ett stort område. Vår strategi, våra policys, våra verksamhetsregler, eller liknande. Informationen som man verkligen söker och behöver i ett visst läge kan då vara svår att finna. Det kan ofta också vara svårt att filtrera bort det som berör mig här och nu, och det som berör någon annan någon annanstans.
I den värld där vi är fokuserade på de värdeskapande flödena så har vi istället för stora och tunga dokument, mindre och mer fokuserade dokument. Antalet kan vara fler, även efter en rensning i dokument floran, men det viktiga är att varje dokument är kopplat till processen och en specifik aktivitet. Det gör att det är mer rätt information på rätt plats, vid rätt tillfälle.
Slut på stora allmänna och generella dokument. Start på fokus på exakt vad man behöver veta, när man behöver veta det.
Struktur
För att detta ska fungera, så behöver de styrande och stödjande dokumenten/informationen struktureras på rätt sätt. Tyvärr är det alltför vanligt att verksamheter börjar i fel ände; de skapar en struktur för sina styrande och stödjande dokument som baseras på någon “standard” som kallas lite felaktigt för processtruktur. Men det är inte alls säkert, för att inte säga högst osannolikt, att denna “standard” passar ditt värdeskapande flöde.
Även inom svenska kommuner, som i och för sig har samma grunduppdrag, så skiljer det sig åt hur man väljer att strukturera sina värdeskapande flöden, det vill säga sina processer.
Det du behöver göra är att alltid börja med att på ett tydligt och bra sätt identifiera era värdeskapande flöden. Sen när du gjort det, ner på aktivitetsnivå, så kan du börja identifiera vilket behov som finns för styrande och stödjande dokument/information.
Varje aktivitet ställer sitt krav på sina styrande och stödjande dokument/information. Därav att du får många fler styrande och stödjande dokument än vad du haft tidigare. Men var och en av dem är långt mycket mer anpassade för att tala om för den roll som ska utföra aktiviteten om HUR den ska utföras.
Så, på sätt har du svaret på HUR ni utför ert VAD. Och så också således svaret på den fjärde frågan.
Vill du veta mer om hur du arbetar med att designa dina processer, kolla då in våra utbildningar på www.cleanstream.se/utbildningar. Får jag föreslå utbildningen Grundläggande processteori, vilket tar dig igenom just nödvändiga grunder för att ni ska kunna ställa om tankesättet. Ett tankesätt som är nödvändigt för att utvecklas.
Vill du veta mer om dokumentstyrning, så tipsar jag om det webbinar som vi har den 16 januari; Fem misstag vid dokumenthantering.
Önskar jag dig en trevlig vecka.
Matts
