Det kräver mycket planering när man ska flytta en stad. Jag är i Kiruna för att assistera min son i hans nya lägenhet. Han läser till rymdingenjör och då är Kiruna med LTU’s universitet och Esrange en naturlig plats. Här kan vi snacka om ”rocket science”… 😉

Nytt centrum

Kiruna, staden som de nu flyttar. Vi var inne i det nya centrumet och det är väldigt fint. Snygga och moderna byggnader med trevliga gågator blandat med mindre bilvägar. Musik spelar ur högtalare från ett av stadens nya hotellbyggnader, ut över det stora torget. Där står också det flyttade 60 år gamla klocktornet i gjutjärn vilket tidigare prydde det gamla stadshuset.

Det är rätt mycket folk som strosar runt bland utställningen på torget med en mängd vackra genomskinliga isfigurer. Flera där man kan också åka rutschkana nedför. Hur kul som helst.

Det är ett rätt omfattande projekt att flytta en hel stad. Det kräver mycket planering och att man verkligen går in för att lyckas. Det är när jag läser de stora planscherna som finns uppsatta längs staketen in mot byggnader som fortfarande byggs, som jag tänker på den satsningen.

Planering – inte bara vid stadsflytt

Jag spinner över i tanken till att det är rätt konstigt att i vissa andra fall där vi vill åstadkomma en transformation, så tror vi att satsningar bara ska gå av sig själv. Där tror vi inte att vi ska behöva anstränga oss, utan saker kommer nog att hända av sig själv.

Ett område där det är så är förbättringsarbete, där man vill transformera en verksamhet till att bli bra mycket bättre än den är idag.

Lika lite som byggnader bara rivs och nya byggs av sig själv, i en stad som ska flyttas, och att verksamheterna och människorna flyttar från den gamla platsen till den nya. Lika lite kommer ett förbättringsarbete att ske av sig själv.

• Man kommer inte att arbeta annorlunda om man inte väl förberett för ett annat arbetssätt.
• Ingen kommer att följa ett arbetsflöde som man inte är medveten om.
• Människor kommer att fortsätta att göra som de alltid gjort, om ingen skapar förutsättningar för att göra på ett annat sätt.
• Kunderna, vad man än kallar dem, kommer aldrig få någon förbättring om man inte släpper sitt inifrån-ut perspektiv.
• Vi kommer inte att arbeta tillsammans om vi inte vet om varandras behov och inte förstår att vi tillsammans är förutsättning för att lyckas.Och så vidare…

Vad som krävs

Att verkligen åstadkomma en förbättring i en verksamhet kräver inte bara planering, utan att man också är villig att satsa på att åstadkomma dessa förbättringarna. I satsning ingår att skapa rätt förutsättningar för framgång.

Förutsättningar som inkluderar bland annat att:

• Formellt lanserar ett förbättringsinitiativ, där man höjer insatsen genom att deklarera sin intention av att bli bättre. Annars är det ingen som kommer att märka att det pågår något arbete, och det är lätt att bara glömma bort det med tiden.
• Man anskaffar och följer en väl beprövad metod för sitt förbättringsarbete. Annars kommer man att arbeta på olika sätt i olika delar av verksamheten och man kommer inte att ha ett fundament till sin arbete.
• Man avsätter tid för medarbetarna att arbeta med att skapa önskade förbättringarna. Annars kommer medarbetarna att ledsna då de slits mellan ordinarie arbetsuppgifter och att utveckla verksamheten, där det första alltid vinner i längden.
• Sätta samman en kompetent och entusiastisk grupp som kan leda förbättringsarbetet, designa era framtida värdeskapande flöden och införa dessa i er verksamhet. Annars blir det inte mycket av ert arbete.
• Man utbildar alla medarbetare så de förstår vad det är som är på gång. Annars kommer de inte förstå vad det är som händer och de kommer troligen att tänka att det är ännu ett tomt-slag-i-luften-projekt som pågår, och sådan kan man välja att strunta i.
• Man också utbildar gruppen som ska leda och genomföra förbättringsarbetet, så att de verkligen klarar av sitt uppdrag. Annars kommer de inte att förstå vad man verkligen kan åstadkomma och då bara “kartlägga” lite processer. Eller så ledsnar de rätt snabbt då de inser att de inte har rätt förutsättningar.

Det räcker inte bara med planering

Lika viktigt som det är för Kiruna att alla är införstådda med att staden är på väg att flyttas, med allt vad det innebär, och att de behöver medverkar på ett eller annat sätt. Lika viktigt är det att en organisation är införstådd i att verksamheten nu ska genomgripande förbättras. Och att de också behöver medverka på ett eller annat sätt.

Att genomgripande förbättra en verksamhet kräver att man också är beredd att satsa på att nå sitt mål. Gör man inte det så kommer man att bara krafsa på ytan. Man kommer inte nå fram till den förbättring som kunde ha förändrat allt, till det bättre.

-Matts