Jag funderade häromdagen på det där med att få vara ledig, på riktigt. Så där ledig så att ingen stör en med samtal kring jobbet. Många av oss kan nog känna att det är roligt när någon ringer oss för att fråga oss om något. Något som bara du vet och som de andra verkligen behöver dig för. Man blir lite glad över att vara behövd.

Men att vara efterfrågad kan å andra sidan bli för mycket. Tyvärr har vi många gånger i verksamheten, och personligen, satt oss i en sådan situation själva. Vi har byggt en verksamhet som är beroende av att vissa individer behövs för att lösa vissa saker. Det saknas ett personoberoende i verksamheten, som gör att den fungerar ändå, oavsett om just du är där eller inte.

Vissa har naturligtvis vikarier som kliver in. Inte minst ser man det på autosvar på mailen, där det står att “jag är på semester och svår att nå, men är det akut kontakt istället…” och ett namn, mail och telefonnummer. I andra fall så finns det inte och då är det som att skicka in en förfrågan eller begäran i ett svart hål. Det bara försvinner in och inget blir gjort på några veckor.

Finns det en vikarie så är det ju någon annan som tar hand om arbetet när du är borta, vilket kan kännas bra. Men betyder det att personen i fråga har samma kompetens som du? Nej, troligen inte.

Har ni lägre tryck på era ärenden under till exempel sommaren, ja då klarar ni er tack vare det. Vikarien blir mer som en vaktpost för funktionen och kanske kan svara att det kommer att ta lite längre tid denna period.

Om det inte är lägre tryck på behovet av service, vilket det inte är kring bygglov till exempel, då löser man det med att leverera lägre kvalitet i servicen istället. Den lägre kvaliteten är i bygglovsexempelt att det helt enkelt får ta längre tid att lösa uppgifterna. Kanske så länge att du hinner tillbaka och då var det kunden, vad den än må kallas, som fick bära kostnaden av ert personberoende.

Om er verksamhet bygger på en mängd med personberoenden så är det varken bra för för dig som man är beroende av, för kunden som ni servar eller för verksamheten som helhet.

Som person är det roligt att vara behövd, men inte roligt att vara oumbärlig.

Individen lider av personberoende

I en första anblick så är det smickrande att vara behövd. Men när tionde samtalet kommer in under semestern, just som du ska umgås med barnen eller grilla middagen, då är det inte lika roligt.

Inte heller när du kommer tillbaka och finner att antingen är högen med “att göra” högre än någonsin, för det är ju bara du som kan klara av att jobba bort den, eller att det är fel i det som är gjort. Då ökar stresspåslaget en hel del. Det roliga att vara behövd övergick strax till frustration av att vara oumbärlig.

Kunden lider av personberoende

För kunden är det inte heller bra. För den får ju inte samma kvalitet som man förväntar sig. Det är ju någon annan, med sämre kompetens, som tar hand om kundens behov och ska försöka lösa det efter bästa förmåga. En förmåga som många gånger inte alls räcker till.

Det känner du säkert igen när du under sommaren går in på någon butik eller restaurang och möter vikarier som ska täcka upp för ordinarie personal. De ger inte lika bra service och de kan inte svara på dina frågor. Men priset för servicen, den är ofta densamma, trots att kvaliteten inte är som den brukar. Det vill till för oss som kunder då att ha lite överseende, vilket inte alltid är så lätt.

Verksamheten lider av personberoende

För verksamheten blir personberoende inte heller bra. En verksamhet som inte har förmågan att bygga bort personberoendet kommer att i längden få frustrerade kunder som inte får den kvalitet på service som de är vana vid.

Verksamheten får också stressade och frustrerade medarbetare. Både dem som är oumbärliga och blir störda eller känner dåligt samvete för att vara borta från jobbet, men också de som ska täcka upp för dem som är borta. Vikarien som står där i butiken känner naturligtvis på sig att denne inte räcker till för att leva upp till kundernas behov och krav.

En verksamhet som då inte fungerar på rätt sätt kommer inte heller att få ett bra rykte. För någon som är affärsdrivande är det en säker väg till minskade intäkter och snart konkurs.

För en offentlig organisation där inte intäkterna drabbas direkt, så drabbar istället ett dåligt rykte att det till exempel är svårare att rekrytera personal. Jag pratar med många organisationer och de säger samma sak; att det är svårt att få tag på folk. Inte så att de sökande inte är tillräckligt kvalificerade, utan att de inte ens får några sökande.

Jobba för person-oberoende

Lösningen är att målmedveten jobba bort personberoendet. Detta gör ni genom att ha kontroll på era värdeskapande flöden. Ni måste se hur flödet är i er verksamhet, det vill säga ni måste se era processer. När ni designar dessa på rätt sätt, såsom ni vill att de ska fungera, då ser ni till att definiera roller istället för personer.

Rollen som agerar i processen behöver ha en viss kompetens för att utföra de aktiviteter som ligger på rollen. När ni ser det, då kan ni beskriva kompetensen och då också lära ut den till fler personer än bara en.

Dessutom kan ni för de olika aktiviteterna beskriva dem med rutinbeskrivning, checklistor med mera, så att andra kan läsa sig till hur man utför aktiviteterna. Då har personerna en möjlighet att kliva in i olika roller och ta del av den beskrivning som finns, och då också utföra arbetet som krävs.

Du är behövd, vilket är trevligt. Se till att du inte blir oumbärlig också, för det är inte långsiktigt hållbart; varken för dig, för kunden eller för verksamheten.