Hur viktigt är det med en plan för att du ska lyckas med ditt förbättringsarbete? Jag påstår att det är väldigt viktigt för att lyckas.

Det finns två typer av förbättringsarbete;

1. ständig förbättring
2. planerade lyft av en verksamhet

Jag skriver om det i boken The 36 Golden Nuggets to a Highly Successful Business och visar där nedan bild för att åskådliggöra detta.

Ständiga förbättringar

Dessa är något som ska finnas med oss dagligen i vårt arbete. Där krävs det inte så mycket en plan, som det krävs en process för att arbeta med våra löpande förbättringar.

Det kan vara så enkelt som att vi sätter upp förslag på förbättringar med postit-lappar på en whiteboard, som vi sedan går igenom en gång i veckan på vårt veckovisa möte. Där diskuterar vi igenom förslaget och bestämmer om vi ska genomföra det, samt då också vem som tar tag i det och när det ska vara klart.

Många gånger är dessa förslag av mindre karaktär, vilket kommer att tas om hand av någon för att vara klart inom någon vecka. Ibland kan det dock vara mer genomgripande åtgärder som behövs, såsom att upphandla ett nytt bättre systemstöd, vilket då blir ett helt projekt.

Dessa förbättringar ger ofta det mycket behövda små stegen fram för att hela tiden bli bättre. Varje dag och varje vecka.

Planerade lyft av en verksamhet

Denna kategori av förbättringar är mer omfattande, men ger också en mer genomgripande och långsiktig förbättring av verksamheten.

Enligt min erfarenhet så behöver man ta sig an denna kategori först för att sedan kunna få ut något av det löpande förbättringsarbetet. De löpande förbättringarna är otroligt viktiga och de behöver byggas på en verksamhet som har genomgripande skapats för att vara på en högre kvalitativ nivå.

Utan att lyfta verksamheten först, så finns det en klar risk att man genom de löpande, mindre, förbättringarna, bara “skrapar på ytan” av den verkliga potential som finns i verksamheten.

Viktiga delar att förstå

För att då titta närmare på den mer genomgripande förbättringsarbetet, så baseras det på en serie viktiga delar. Jag väljer fyra av dem här:

• Förståelse för VARFÖR.
• VEM ni finns till för och vad denne vill och behöver.
• Vilka värdeskapande flöden ni har som tillfredsställer era kunder, vad ni än må kalla dem.
• Hur ni prioriterar att genomföra ert förbättringsarbete.

Jag tar här upp lite mer om punkt ett och två ovan, och återkommer till punkt tre och fyra i nästa veckobrev.

Förståelse för VARFÖR

Denna del har jag pratat om i andra veckobrev och det finns ingen hejd på hur viktigt det är för att förstå vilka vi är och varför finns till. Människor i alla tider har letat VARFÖR; varför finns jag och varför gör jag det jag gör?

När vi ska sätt upp ett förbättringsarbete så är det otroligt viktigt att vi är tydliga med vårt VARFÖR. Och då menar jag inte bara så att någon enskild individ, såsom chefen, kan förklara det. Nej, det behöver vara tydligt för alla VARFÖR ni finns till. Vad är erat syfte med er existens i den form som ni har?

Detta skiljer sig åt något beroende på vilken vy du har när du tittar på verksamheten. Frågar du dig “Varför finns vår kommun till?” eller “Varför finns vår koncern till?”, så kommer svaret att bli annorlunda och mer svävande än om du frågar dig “varför finns min förvaltningen till?” eller möjligtvis “varför finns min avdelning till?”

Desto lägre i en verksamhet man kommer, desto mer konkret kan syftet bli. Det gör dock inte att det mer “svävande” syftet är oviktigt. Inte alls, och snarare tvärt om. Det är det mer övergripande syftet som sätter inriktningen på de detaljerade syftena.

Utan ett övergripande syfte så är det lätt att de detaljerade syftena inte är i linje med varandra. De kommer inte att samverka för att leva upp till det övergripande syftet.

Både de övergripande och nedbrutna syftena är alltid viktiga att ha klart för sig. När det kommer till att sätt upp ett förbättringsarbete så är det än mer viktigt att ha koll på. Annars är det lite som att inte veta syftet med ett hus man bygger. Det är ju en väldigt stor skillnad på en lagerlokal, en kontorslokal och ett bostadshus. Förstår man inte det så är det svårt att bygga något som man blir nöjd med.

VEM ni finns till för och vad denne vill och behöver

Den andra saken att ha koll på är VEM man finns till för. Det finns till viss del många gånger inbyggt i syftet, men det räcker inte för att kunna göra rätt prioritering när det kommer till vad vi behöver och vill förbättra först.

Du behöver veta exakt vilka dina kunder är, vad du än kallar dem. Förmodligen finns det en uppsjö olika varianter på dem och de har alla olika krav, i form av viljor och behov.

Utan att veta mer i detalj VEM ni finns till för och vad ni behöver leverera till dem, så är det också svårt att tydligt se vilka värdeskapande flöden ni har och behöver ha i er verksamhet. Det är först efter att du fokuserar på kunderna som du kan övergå från att ha en inifrån-ut vy och övergår till att få en utifrån-in vy.

Det är så enkelt att vi bygger vår verksamhet utifrån hur vi själva ser vår verksamhet, och så “glömmer” vi bort kunderna och vad de behöver. Jag ser så ofta verksamheter som organiserat sig efter ett internt “vad är bra för oss” perspektiv, istället för att förstå att det borde ha en annan struktur som fokuserar på att skapa kundvärde.

SoBE, fas 1: Planera och organisera

Till hösten så kommer vi att starta nästa omgång av utbildningen Certifierad Förbättringsledare vilket nu är uppgraderad med den senaste versionen av förbättringsmetoden Shaper of Business Excellence.

Den första fasen av fem är att planera och organisera sitt förbättringsarbete. Där ingår bland annat de två ovan nämnda områdena.

Jag möter så många verksamheter som har genomfört förbättringsarbete utan att faktiskt ha skapat den grund som behövs. Man är så sugen på att komma igång, så man glömmer bort att alla byggnader byggs på en stabil grund. Utan det, så är det lätt att allt rasar en bit in i byggandet.

Och mycket riktigt, det är så det går för dem som slarvar med grunden. Man arbetar ett tag och sedan så rinner allt ut i sanden och det blir inte så mycket av den satsning man gjort. Processer är kartlagda, men inte mer än så. Några kanske designade för att bli bättre, men aldrig införts “på riktigt” i verksamheten.

För att råda bot på det så finns fas 1 Planera och organisera med i metoden Shaper of Business Excellence och naturligtvis i utbildningen Certifierad Förbättringsledare. Vad annars? Ska man kunna leda förbättringsarbetet på ett bra sätt, så behöver man också en grundlagd plan att följa och att uppdatera längs vägen.

Intresserad?

Är det så att du är intresserad av att veta mer om hur du skulle kunna leda och driva ert förbättringsarbete? Då tycker jag du ska anmäla dig till intresselistan. Det innebär att du kommer att få mer information innan den släpps till alla “andra”. Jag kommer också kunna svara på dina specifika frågor kring ert förbättringsarbete.

Klicka här så anmäler du dig till intresselistan. Det är naturligtvis helt villkorslöst och du har inte förbundit dig till något, utan bara talat om att du vill ha mer information.

Tills nästa gång,

Matts