Utifrån föregående två veckobrev, och om du har gjort övningen för din verksamhet, så vet du varför ni finns till och vem ni finns till för, samt du vet därtill vad denne någon önskar och faktiskt också behöver.

Det tar oss till den tredje av de sex frågorna:

1. Varför och vem finns ni till för?
2. Vad behöver och önskar denne “vem”?
3. Vad behöver ni göra för att uppfylla dessa behov och önskningar?
4. Hur ska ni göra detta arbete?
5. Vilka verktyg behöver vi för att utföra detta arbete?
6. Vilken kompetens behövs för att utföra detta arbete?

Vad behöver ni göra för att uppfylla dessa behov och önskningar?

Det är i svaret till denna och den påföljande frågan i listan ovan, som de tre arbetsformerna kommer in.

Ni kan välja en av tre arbetsformer för att utföra arbetet med att skapa värde åt kunder:

1. Projekt
2. Processer
3. Diverse uppgifter

De tre samverkar oftast i en verksamhet för att i sin helhet skapa det värde ni finns till för. Att skapa värde åt era kunder. Vad ni nu kallar dem, brukare, företag, eller privatpersoner.

Som du förstår när du läser nedan så vill vi hålla Diverse uppgifter till ett något så när minimum.

1) Projekt

Projekt betyder att du väljer att utföra arbetet i projektform innebär att du följer den projektmodell som ni har i verksamheten för att sätta upp, planera och genomföra arbetet med att skapa det efterfrågade värdet. Därefter så lämnar du över det till den som ska ta emot resultatet för att ansvara för det framgent och se till att de efterfrågade nyttoeffekterna uppnås.

Ett projekt är unikt och upplöses efter att det är genomfört. Detta till skillnad mot processerna, vilket finns kvar så länge värdet som den skapar efterfrågas.

Allt för många har varken en projektmodell eller följer en definition på vad ett projekt faktiskt är. Hur är det hos dig? Har ni en projektmodell som ni följer? Är begreppet projekt reserverat till det som faktiskt är ett arbete som utförs enligt arbetsformen projekt, eller finns det flera olika definitioner på projekt?

2) Processer

Det tar oss vidare till process som arbetsform. En process är en serie, eller nätverk, med aktiviteter som tillsammans skapar efterfrågad värde, och arbetet genomförs repetitivt. Det innebär att det alltid pågår ett arbete i processen och att det finns ofta flera olika “instanser” i processen som efterfrågar det värde som processen skapar och levererar.

Då det är ett repetitivt arbete som pågår så vill det till att hela tiden eftersträva effektivisering i processen, för att kunna fokusera på att skapa ett ökat kvalitativt resultat med en allt minskat behov av resurser. Det gör att ni kan fokusera på det som verkligen skapar värde för kunderna.

Hur ser det ut hos dig, har ni designat era processer? Arbetar ni aktivt efter dem? Har alla processer en processledare som leder det dagliga arbetet som sker inom processen?

3) Diverse uppgifter

Den tredje arbetsformen är det som sker lite här och lite där i verksamheten och inte ses som tillräckligt stort för att forma ett projekt för, och inte heller för att designa en process för. Det kanske dessutom inte är repetitiv och då inte heller påkalla behovet av en process. Vi kallar det för diverse uppgifter.

Exempel på sådana uppgifter skiljer sig åt från verksamhet till verksamhet, men vi kan tänka oss att det är; att boka en lunch, ta hand om posten, skriva och skicka iväg ett brev av något slag, eller vattna blommorna.

Viktiga saker i sig, med som sagt inte tillräckligt omfattande och sammanhängande för att designa en process för dem, eller för att sätta upp ett projekt för dem.

Kaos och frågetecken

I de verksamheter som inte driver sina projekt på ett bra sätt och inte heller har designade processer, som man också arbetar efter, så består mycket av arbetet av de diverse uppgifterna. Det är där i det kaos som man kan känna, finns. Alla är fullt upptagna. Trots det ser vi inte riktigt hur vårt arbete hänger ihop med varandra. Vi blir tvingade därför till oändliga ad-hoc möten för att reda ut problem som inte borde finnas.

Framgång

Jag kan konstatera att genom att ha kontroll på sina projekt och sina processer, så skapar man en grogrund för framgång. Ni kan endast nå en hållbar och verklig framgång på det sättet.

När ni beskriver VAD ni ska göra för att skapa det efterfrågade värdet så kommer ni att också kunna dela på den bild som framträder; oavsett om det är ett gantt-schema i ett projekt eller flödet visad i en process. Kom fram till en punkt där ni delar på den förståelsen. Gör så att ni kan diskutera planen/flödet och anpassa, förbättra det, där så behövs.

Det betyder att om ni inte kan dela bilden över flödet, då kommer ni inte heller att förstå varandra. Ni kommer att prata förbi varandra. Du kommer behöva gissa vad dina medarbetare menar när de försöker beskriva problem eller förbättringsförslag. Du har inget reellt att förhålla dig till, såsom en projektplan eller processbeskrivning.

Slutligen, vill du veta mer om hur du arbetar med att designa dina processer, kolla då in våra utbildningar. Får jag föreslå utbildningen Grundläggande processteori. Den tar dig igenom just nödvändiga grunder för att ni ska kunna ställa om tankesättet. Det är ett tankesätt som är nödvändigt för att ni ska utveckla er.

Kom ihåg; det går inte att lösa uppkomna problem med samma tankesätt som skapade problemet.

Matts