–Ni har varit ute på restaurang innan ni nu kommit för att lyssna på konserten. Er förväntan är hög. Det är en speciell kväll för er. Ni har dessutom betalat en hel del pengar för att få vara med om. Biljettpriset, resa, hotell och middag. Hela kvällen handlar om synkronisering.

När en trubadur spelar och sjunger, behöver man ingen synkronisering mellan flera artister. Är trubaduren bra, då blir det också bra. Är trubaduren inte så bra, så blir det heller inte så bra. Allt ansvar på leveransen ligger hos en individ.

Om det i stället är ett rock-, blues- eller jazzband som står på scenen så är det en mindre grupp som ska synkronisera sitt framträdande. Själv var jag och lyssnade på Danko Jones för någon månad sedan, och de är bara tre. En gitarr, en bas och trummor. Tre personer som ska synkronisera sig för att leveransen ska bli bra.

Skulle klassisk musik fungera utan synkronisering?

Men nu, för dig och din nära, så är det klassisk musik som står på programmet, vilket gör att det är 50 personer på scenen som ska lyckas synkronisera sig för att ge dig, din nära, och alla andra i salongen en bra upplevelse.

Alla de 50 har studerat musik länge, och förmodligen spelat ännu längre, för att hamna på denna scen. Det räcker med att bara en av de 50 avviker lite grann, för att ni alla ska uppfatta att framträdandet saknar synkronisering. Det kommer garanterat inte att låta bra om det inte finns någon som synkroniserar alla musikerna.

• Trubaduren behöver ingen ledning i hur han eller hon ska spela, det är helt upp till personen själv.
• I rockbandet så är det lite flytande där olika musiker kontrollerar olika saker. Trummisen är den håller tempot, medan det är sångaren, vilket ju också kan spela något instrument, som oftast interagerar med publiken och bestämmer när nästa låt ska spelas. Ett rockband på scenen är lite som ett självstyrande team där de olika rollerna interagerar med varandra på ett flytande sätt.
• Men i symfoniorkestern så är det krav på att någon håller i taktpinnen, vilket ju också är en metafor som spridit sig utanför orkesterns scen. Det behövs helt enkelt en dirigent.

Det är helt omöjligt för en deltagare i symfoniorkestern att jamma loss, likt en jazzmusiker. Alla måste spela samma melodi, i de förutbestämda takterna och tonerna för de olika instrumenten. Alla måste följa sitt tabulatur. Allt annat är otänkbart, om vi ska få det att låta bra.

Istället blandar vi hejvilt

Tänk nu er verksamhet som ett hopkok av olika musikframträdanden. En del saker görs som trubaduren, det vill säga det är en person som ensam svarar för leveransen. Ett exempel är den som arbetar i Kundservice och svarar på en rak fråga som en kund ställer.

– Var hittar jag information om…, säger kunden.

– Den informationen finns här…, säger kundservicemedarbetaren.

En enkel interaktion och fullt fokus från kundens sida på kundservicemedarbetaren som servar svarar på frågan. En sur medarbetare som har en dålig dag, en som inte är rätt person för jobbet eller en som inte vet vilka svar som ska ges, blir lika med dålig service.

I andra processer så kanske ni är lika med ett rockband, där det endast är några inblandade. Då har ni möjlighet att utan större svårighet managera det ni ska göra utan behov av någon dirigent.

Men så kommer vi till de processer i din verksamhet som är mer omfattande. Det behöver inte vara så att det är, som i symfoniorkestern, 50 personer som är involverade för att det ska vara omfattande. Det räcker gott med att det är olika personer från olika avdelningar, och kanske en eller två som är utanför er organisation, samt därtill kunden förstås.

Genast så behövs det någon som synkroniserar arbetet. Vem? Chefen för avdelning A, eller B, eller kanske avdelning C? Ingen av dem ser helheten. Just därför är det inte så vanligt att vi har någon överhuvudtaget som synkroniserar hela flödet.

Synkronisering av era uppgifter

På vissa ställen har man satt till en planerare, som talar om var personer ska vara och vad de ska göra, vilket tyvärr många gånger bara gör att personalen, som blir beordrad runt på olika ställen, känner att de blir detaljstyrda och inte har kontroll över sitt eget arbete.

Då är det bättre att personalen själv får tala om hur de ska utföra sitt arbete och sedan från egen kontroll leda sig själva. Det är här digital ledning kommer in.

Först så behöver du sätta dig med processgruppen, oavsett organisatorisk tillhörighet, och designar er process. Det betyder att ni skapar det flöde som ni vill att det värdeskapande arbetet ska följa.

Sen så delar ni naturligtvis den grafiska beskrivningen på hur processen ser ut och hur ni ska arbeta. Detta kallar vi den logiska processen.

När det är klart så finns det verktyg som både kan beskriva den logiska processen och också översätta till en körbar form, vilket vi kallar en körbar process.

I den körbara processen kommer du att kunna bygga in kommunikation till andra systemstöd och till alla olika rollinnehavare. Det vill säga att den körbara processen agerar som en dirigent och ser till att olika människor gör olika saker vid rätt tillfälle, samt att information också flödar mellan de olika verksamhetssystemen, så att ni slipper manuellt sitta med “kopiera” och “klistra in”.

Behöver processen förändras, då är det processgruppen som själva bestämmer vad som ska ändras. Du som arbetar som verksamhetsutvecklare, hjälper då att snabbt genomföra de önskade förbättringarna.

Nu kan alla medarbetare i processen uppleva att de tillsammans, synkroniserat, skapar det värde som kunden har förväntat sig.

Konsekvensen av osynkroniserat arbete

Hur tror du att musikerna i symfoniorkestern känner sig om de märker att det låter falskt och att det blir negativa reaktioner hos publiken? Mycket riktigt, de skulle bli oroliga, må illa och tycka att hela spelningen var rätt skit.

Precis så känner sig medarbetare i verksamheter som upplever exakt samma sak; missnöjda kunder, osynkroniserat arbete, felaktigheter, krismöten, irritation, fixande av saker som inte skulle behöva vara fel, och så vidare.

Med en dirigent så säkerställer man att de professionella musikerna i orkestern framför konserten på ett fantastiskt sätt. Till publikens glädje.

Låt din verksamhet och dina kunder uppleva samma sak. Tänk er mer som en symfoniorkester. Dirigenten, den får du genom att skapa körbara processer. Du behöver synkronisering i din verksamhet.

Vill du veta mer om vad en körbar process är? Vill du veta hur den ska kunna hjälpa er och hur du skapar dem? Kontakta då mig för ett snabbt samtal över telefon eller online.

-Matts