Har du levande eller döda processer? Tyvärr är det många gånger så att man arbetat med att “kartlägga” sin processer och när jobbet är gjort, ja, då känner man sig nöjd. Man kanske går igenom med personalen och sen lägger man dem åt sidan. Många lämnar processerna till att dö pärm-döden eller G:-döden.
Du behöver fråga dig vad syftet med att ta fram dina processer är? Är det bara för att någon har bestämt att processerna behöver beskrivas för att man ska få godkänt på något sätt? Det kanske är så att de behövs för att få ett certifikat eller för att tillfredsställa någon annans behov. Sagt och gjort; kartlägg dem och visa upp dem, men sen glöms de bort.
Nja så illa kanske det inte är, tänker du. “Vi har faktiskt tagit fram processerna och de visar vårt arbetssätt som vi följer. Då är de väl inte döda, eller hur?”
Nej, det håller jag med om. De är inte döda, men det är inte levande heller. Zombie dyker upp för mitt inre. Om jag kom och frågade dig efter om ni har processer och du svarar “ja”. Därefter ber jag att få se dem, vid vilket du börjar leta efter dem i nämnda pärm eller på G:. När du sen visar processerna så ser vi att det står version 1 och 2012-04-15 på dem. Ja, då talar det sitt tydliga språk.
För det första så talade faktumet att du behövde leta efter processerna om för mig att de inte är levande.
För det andra så talar datumet de senast uppdaterades också om att processerna inte är levande.
De må visa det sätt som ni arbetar, och ni följer det arbetssättet, men ni har inte aktivt arbetat med att hålla varken ert arbetssätt eller beskrivningen av det levande.
För att en process ska vara levande så behöver man aktivt arbeta med att följa dem, detaljera dem och att förbättra dem.
När jag säger aktivt följa så menar jag att man har dem med sig, som en karta, när man genomför vad det nu är man gör i sin verksamhet. Processen i dess visuella form finns nära tillhands och är närvarande i de diskussioner som kommer upp om verksamheten. Man förhåller sig hela tiden till processerna så att man vet var man är, var det är extra mycket att göra, var det är problem som behöver åtgärdas, med mera.
För att detta ska kunna vara verklighet så behöver man ha detaljerat sina processer.
Är processen beskriven på för grov nivå kommer man inte att kunna prata om de detaljer som behöver förbättras. En för grov processbeskrivning hjälper endast för en översiktlig förståelse av vad som sker i verksamheten. Dessa grova beskrivningar av processerna behöver därtill inte uppdateras. Detta då det övergripande förhållandet sällan ändras.
Däremot i detaljerna kring sina processer behöver man hela tiden förbättra. Men för att kunna förbättra detaljerna så behöver man se detaljerna.
Det gör man endast om man också i detalj beskrivit sina processer. Viktigt är att du ser att en process är så mycket mer än ett flöde på ett papper. En process är helheten av att skapa ett värde. En process innehåller bl a den grafiska beskrivningen av flödet, dess ingående styrande och stödjande dokument, de IT-stöd som behövs för att stödja och utföra arbetet, samt de roller som agerar i processen. Så en process är en helheten och den måste man ständigt arbeta med för att förbättra.
Med det i åtanke så ser vi att det kan inte stå 2012-04-15 på den senaste versionen av en process om vi tittar på den idag och samtidigt påstå att våra processer är levande. Arbetar du aktivt med dina processer så borde det stå ett datum som är ett par veckor bakåt i tiden.
Om vi tittar på en process som du arbetat med under en längre tid, så borde dessutom versionsnumret vara 18, 27 eller något i den stilen. Det visar på att processen ständigt utvecklas och förbättras.
För att summera. För att få en levande process behöver du:
- Se till att processen är beskriven i detalj.
- Ha processens beskrivningar ständigt närvarande i ert arbete.
- Löpande arbeta med att förbättra processen.
Så, är era processer levande eller döda?
Lycka till med att väcka liv i dina processer.
Hälsningar,
Matts
