Fick en fråga i veckan kring projekt. Denna fråga har jag har hört, oberoende av verksamhet, i snart 30 år, … Inte för att jag börjar lägga år under bältet, men ändå. 😉
Frågan är: Vem skriver vad man vill ha utfört i ett projekt?
Den som ansvarar för utförandet av ett projekt kallas projektledare. Där är vi nog alla överens. Bra.
Den som då ger uppdraget till projektledaren kan t ex kallas för beställare, projektägare eller sponsor. Det är då den rollen som också behöver vara tydlig i VAD denne vill att projektet ska utföra, samt till vilken KOSTNAD som projektet ska hålla sig inom, och ytterligare till NÄR man vill att projektet ska leverera resultatet.
Men det är här det blir så himla svårt, uppenbarligen.
Jag förstår inte varför det ska vara ett problem, som man dessutom skjuter ner i hierarkin. Ner på projektledaren. Det måste vara projektägaren (som jag väljer att kalla rollen) som ska definiera projektets syfte och göra beställningen.
Beställningen, vilket ofta kallas projektdirektiv ska skrivas av projektägaren. Det är denne som har viljan av att få något av projektet. Uppdraget går till projektledaren.
Det vore jättekonstigt om projektledaren ska beställa jobbet av sig själv!? Men det är ofta det som händer.
Jag har flera gånger stött på kaosartade projekt där projektledaren är den som skrivit sin egen beställning och sedan också är den som ska äska medel till projektet.
Projektledaren är den som har stått framför kommunstyrelsen eller bolagsstyrelsen och förklarat varför man behöver avsätta medel för att genomföra projektet. Det blir bara fel och det blir en sammanblandning av roller.
Projektägaren är den som ska tillse att det finns ekonomiska medel för att genomföra projektet. Hur detta har skett, det spelar mindre roll. Det kan vara genom sin egen budget eller genom att behöva äska medel för just det aktuella projektet.
Sen ska denne skriva en beställning – projektdirektivet – för att förklara tydligt vad man vill ha. Sen överlämnas detta till projektledaren som tar fram en plan och återkommer till projektägaren för att få ok på planen att genomföra projektet. Projektägaren fattar då beslutet om hon/han tycker det är en bra plan som verkar leda till att leverans sker av det som projektägaren vill ha ut av projektet.
Likt en styrelseordförande och VD, vilket är två olika roller, så är projektägare och projektledare två olika roller. Det innebär inte att man inte ska samarbeta med varandra, för det ska man naturligtvis göra. För båda vill ju verksamhetens bästa, genom att på ett framgångsrikt sätt leverera den nytta som projektet är satt att göra.
Men samarbete betyder inte att den ena rollen ska överta den andra rollens ansvar.
Läs; Projektledaren för Projektägarens uppgifter.
Nej, projektägaren måste spela sin roll som den ska spelas. Inte glida undan och skjuta ner ansvaret på projektledaren. Har man inte tid att vara projektägare, då ska man lämna över det till någon som har tid att sätta sig in i projektets framtid, och sen löpande progress.
Tar man på sig att vara ordförande i ett bolag, jag då måste man också avsätta den tid som krävs. Samma är det med projektägaren.
Och för att vara just, så vet jag också att det är många som tilldelas att vara projektägare, som inte har fått förutsättningarna. Man har inte fått rätt utbildning om vad det faktiskt innebär. Och sen har man inte fått möjligheterna att ta sig an uppdraget då man samtidigt är involverad i en mängd andra saker.
Samt sist, men inte minst, så har man inte de befogenheter som krävs för att göra ett bra jobb. Men det kommer jag tillbaka till någon annan gång.
Hur ser det ut i din organisation? Fungerar det med rollen projektägare eller är det projektledaren som utför även dessa arbetsuppgifter? Jag undrar.
Hälsningar,
Matts
