Jag återkommer idag till det tal som Chalmersforskaren Henrik Eriksson höll på Kommek 2022 för några veckor sedan.
Han listade fem fallgropar som man bara behöver undvika. Då jag tyckte dessa är så viktiga vill jag låta dig höra dem också, och jag lägger till mina erfarenheter.
De fem punkterna är:
- Att inte drivas av behov och syfte
- Att inte ha värdeskapande processer och nätverk
- Att inte leda
- Att inte vara motiverad
- Att inte förbättra
Värdeskapande
Den andra fallgropen är att inte ha värdeskapande processer och nätverk.
För det första; en process är en repetitivt serie med sammanhängande aktiviteter som tillsammans skapar ett värde för någon, kallad kunden. “Kund” kan sedan kallas olika saker i olika verksamheter, såsom patient, fastighetsägare, fordonsägare, elev, gäst, besökare, eller bara kund.
För det andra; en process som är genomgången ska bara innehålla värdeskapande aktiviteter. Gör det inte det, då behöver man gå igenom processen igen för att ta bort de icke-värdeskapande aktiviteterna. Det är dessa som vi benämner som slöseri, eller “waste” på engelska.
För det tredje; en verksamhet har alltid värdeskapande flöden, varken man ser dem eller inte. För annars så hade man inte kunna leverera något till kunden. Men, vi förstår nog vad Henrik menar; att vi inte har dokumenterat dem, så att vi har kontroll på dem.
Fallgropen är alltså att inte ha gått igenom och designat de värdeskapande flödena i sin verksamhet, samt att inte följa dem därefter. Därtill, att inte ha kontroll på de nätverk som finns inom och mellan verksamheter för att tillsammans kunna lösa återkommande problem, såsom till exempel vårdköer eller brist på studentbostäder.
Vet du vad ni gör?
Om du har möjlighet att få kontroll på de återkommande arbetet som sker i din verksamhet, det vill säga i dina processer, så har du också möjlighet att på ett kontrollerat sätt både styra, leda och förbättra detta flöde.
Utan att se och ha kontroll på dina värdeskapande flöden, ja då påstår jag att du inte vet vad det är ni håller på med och hur det går för er.
För att referera Edward Deming; “If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you are doing”.
Det är först när du ser processerna som du också har möjlighet att styra och leda dem. Du har kanske hört mig nämna sanningarna om ledarskap, att “du kan inte styra det du inte mäter, och du kan inte mäta det du inte ser”.
Så således behöver du ha kontroll, i detalj, på hur dina processer ser ut, för att därefter kunna mäta och följa upp dem, för att ytterligare därefter kunna styra och leda dem. Utan detta så har du inte kontroll på era värdeskapande flöden.
Fokus
När ni har kontroll på era värdeskapande flöden, då kan medarbetarna fokusera på att just skapa det värde som ni finns till för. Jag hör så många som beklagar sig för att de håller på med icke värdeskapande arbete. Det som de gör är att jobba med saker som skulle kunna göras bättre. När de gör det, så kommer de inte till sin fulla rätt.
Kommer ihåg för många år sedan när vi hade optimerat och effektiviserat ett flöde inom miljöområdet, att de som arbetade som miljöinspektörer utbrast att “äntligen får vi arbeta med det vi är utbildad till”. De såg nu hur de fick fokusera på de som de var bäst på och som de verkligen var motiverade för att utföra, där de kände att de bidrog med sin insats.
Så, för att lyckas med att leverera hög kvalitet, ha roligt medan ni gör det, samt få ekonomin att förbättras, så behöver ni ha väl designade värdeskapande flöden som ni löpande mäter och följer upp.
Lycka till.
Matts
