En fråga är bara om vi kommer att träffas så mycket som på kontoret som vi gjorde innan pandemin. Vi har i och för sig haft ett halvår på oss, sedan restriktionerna lyftes, att komma tillbaka “som vanligt”. Det visar sig dock att många fortsätter med distansarbete.
Olika undersökningar visar lite varierande siffror, men det verkar vara en huvuddel (~80%) som vill fortsätta med distansarbete, helt eller delvis. Det finns en skillnad mellan vad medarbetare önskar och vad arbetsgivaren önskar.
Det som framkommer från medarbetarnas sida är önskan om frihet att kunna välja när jag arbetar hemma, respektive på kontoret, samt i vilken omfattning. Det är intressant att pandemin medfört att vi sett en möjlighet till ökad frihet.
Nu gäller det naturligtvis inte alla yrkesgrupper, då många har behov av att vara på en särskild plats. Antingen är det utrustning som kräver att man är på en plats eller så är det kunder som finns på en plats som man ska serva. Det glöms lite bort i diskussionen kan jag ibland tycka.
Men oavsett, så kommer framtidens arbetsplatser att förändras. Detta är ett exempel på när världen förändras, och vi behöver hänga med i våra verksamheter. Vi gjorde under pandemin stora framsteg med tekniska plattformar för distansmöten och samarbeten online.
Bolag som Zoom och Miro har gjort enorma insatser, samtidigt som de själva har haft samma utmaning som oss andra. De har ju inte heller kunna träffas samtidigt som behoven av deras produkter ökat exponentiellt. Eftersom de lyckades, så blev resultat att de tagit stora steg i sin affärsutveckling.
Är verksamheten redo för distansarbete?
Frågan blir hur dina processer och dess processledning hänger med? Utmaningen är både att ha det värdeskapande arbetsflödet så tydligt så att vi som medarbetare kan se tydligt vad vi ska göra och hur vi ska göra det. Samt därtill också på ett enkelt sätt veta när vi ska göra det.
Om processerna inte är tydliga nog så kommer de heller inte att ge något stöd för medarbetarna. Med “tydliga” menar jag att de är så pass detaljerade så att de ger förståelse på hög nivå över hur värdeskapandet flödar. Men också så att det går att se mer detaljer om flödet och då få hjälp i olika aktiviteter som ska utföras.
Ledarskapet förändras med distansarbete
Som chef är det naturligtvis också en utmaning med distansarbete. Många har under åren vant sig med att kunna finnas där, precis bredvid sina medarbetare. Men det fungerar inte längre.
För många år sedan kunde man som chef lättare se vad medarbetarna gjorde. Det var till mångt och mycket tydligt om någon arbetade och hur mycket de producerade. Sen kom datorerna som medarbetarna satt och arbetade med. Många chefer tappade lite av kontrollen. För hur vet man vad som händer där på medarbetarnas skärmar. Är det tidningen som de läser eller är det på sociala medier de skriver?
Vissa organisationer har till och med infört förbud eller helt blockat vissa webbsidor, så att man inte kan komma åt dem.
Nu kommer då nästa steg, när cheferna inte ens ser de anställda, för de sitter hemmavid. Arbetar de alls, eller är de kanske ute med hunden eller tvättar kläder?
Förtroende och tydlighet
Du kanske kommer ihåg att jag i andra artiklar har pratat om att det skiljer sig mellan chef och ledare. För att som person ta klivet och bli en ledare, så krävs det förtroende. Förtroende mellan alla inblandade parter i en verksamhet. Vi måste kunna lita på att vi gör vad vi har till uppgift att göra.
För att det ska i sin tur kunna fungera, så måste vi också har möjligheten att se vad vi också gör. Här saknas det tyvärr allt för mycket. Undersökningar visar på att “produktionen” är väldigt låg på många håll. Det innebär i sin tur att vi också tyvärr slösar med våra resurser, då vi inte får ut det vi vill av verksamheten. Eller snarare – kunderna, vad du än kallar dem, får inte det värde som de förväntar sig.
Ökade krav
För att kunna vara så tydliga i verksamheten som vi vill, så behöver våra processer vara väldigt tydliga.
Igen: Vi måste tydligt kunna se vad vi ska göra och hur vi ska göra det. Samt därtill också på ett enkelt sätt veta när vi ska göra det.
Det behöver vi göra när vi är på samma fysiska plats och vi behöver det än mer när vi är splittrade i tid och rum.
Jag förespråkar att man som processledare har återkommande processmöten, där man hela processgruppen går igenom den nämnda VAD, HUR och NÄR, samt också VEM som har vilka uppgifter.
Detta kanske sker i en verksamhet en gång i veckan, medan det för en annan verksamhet kanske är varje morgon. I och med distansarbete har dessa planerings- och avstämningsmöten blivit ännu viktigare. Vi behöver nu ha dessa möten online. Till exempel så har vi kanske 15 minuter planering och avstämning varje morgon klockan 8:15.
Det ställer dock än mer krav på att vara strukturerad under dessa möten för att de ska fungera bra. Annars går dessa 15 minuter väldigt fort och det har inte gett någon någonting, utan är mer till irritation.
Det är dock ett ämne för en annan dag, så jag avslutar med att konstatera att:
- Det är än viktigare nu att ha sina processer tydligt beskrivna såsom vi vill arbeta.
- Se till att ha digitalt stöd för att kunna arbeta på det sättet och att också säkerställa att så blir gjort.
- Att vi inom processgruppen har våra avstämningsmöten regelbundet. Även online.
Hälsningar,
Matts
